ימי עיון הם חלק בלתי נפרד מהשגרה המקצועית של כל מקום עבודה ושל כל מוסד אקדמי. אם נפלה בחלקכם המשימה של הפקת יום עיון, העצה הראשונה היא קודם כל להתייעץ עם מפיקים של ימי עיון קודמים שנעשו במתכונת דומה – קולגות שלכם, קודמיכם בתפקיד וכו'. כיוון שאין חכם כבעל ניסיון, כנראה שהם יוכלו לתת לכם טיפים חשובים לגבי הפקת יום העיון הספציפי של מקום העבודה או מקום הלימודים שלכם. לפניכם כמה טיפים כלליים נוספים להפקת יום עיון מוצלח, כדי שיום העיון שלכם יהיה אפילו טוב יותר מקודמיו.
נושא ודוברים
נושא יום העיון בדרך כלל יוכתב לכם מלמעלה, אבל אם לא, תצטרכו קודם כל להקדיש זמן לשאלות הבאות: מהם הנושאים בהם אתם רוצים לדון ביום העיון? מה מעניין את קהל היעד שלכם? והאם אתם מכירים מספיק דוברים שיוכלו למלא יום שלם בהרצאות ובסדנאות בנושא שבחרתם? השלב הבא הוא יצירת קשר עם אותם דוברים כדי לברר האם הם מעוניינים לקחת חלק ביום העיון. אם מדובר ביום עיון שפתוח לקהל הרחב, תוכלו לשקול לפרסם קול קורא למרצים, ולבחור את הרעיונות המוצלחים ביותר מבין אלו שתקבלו.
מיקום
תמיד אפשר לקיים את יום העיון במקום העבודה עצמו או אם יום העיון עוסק בנושא אקדמי כדאי לבדוק אם יש חדרי הרצאות פנויים באחת המכללות שבאיזור. בכל מקרה טוב לזכור שכולנו – אנשי הייטק, עובדי מדינה, פרופסורים או יועצות חינוכיות – תמיד שמחים לשינוי אווירה, ולכן אם יש לכם אפשרות (ותקציב) נסו למצוא מיקום אטרקטיבי יותר. אם מדובר ביום עיון שצפוי למשוך אליו משתתפים רבים או לזכות בפרסום בתקשורת, כדאי לנסות ולהשיג הנחה תמורת פרסום שם המקום ומתן קרדיט ולוגו בפרסומים השונים מטעמכם.
פרסום
דאגו לקבוע ולפרסם זמן רב מראש את התאריך והמיקום של יום העיון, כדי למנוע מקרים שבהם משתתפים שירצו להגיע ליום העיון לא יוכלו בשל ההתרעה הקצרה ולוח הזמנים העמוס שלהם. השתדלו לפרסם את תוכן יום העיון בצורה שיווקית ככל האפשר, כדי למשוך כמה שיותר משתתפים. גם אם בזמן הפרסום עדיין לא הצלחתם לסגור את כל סדר היום, תנו כמה שיותר פרטים על התכנים והדוברים, בייחוד המפורסמים שבהם. כך למשל, אם מדובר ביום עיון בנושא אפשרויות התעסוקה של בוגרי לימודי משפטים, וצפויים לדבר בו אנשי עסקים בעלי שם, רצוי להבליט את שמותיהם ואת נושאי ההרצאות שלהם.
לוגיסטיקה
בררו מראש איזה ציוד תצטרכו עבור יום העיון – מקרן ומסך, כלי כתיבה ומחברות או קלסרים עבור המשתתפים, חומרים פרסומיים, תקצירי ההרצאות, שילוט ועוד. כמו כן בדקו האם אתם צריכים לדאוג לסידורי חניה עבור המשתתפים, המרצים או הספקים במקום האירוע. תכננו את לוח הזמנים כך שכל הסידורים הלוגיסטיים יסתיימו כבר כמה ימים לפני יום העיון עצמו, כדי לאפשר לכם מרווח טעות גדול ככל האפשר לתיקונים של הרגע האחרון. בדקו מראש את כל הציוד הטכני ואת כל החיבורים שאתם עלולים להסתבך איתם, כדי למנוע תקלות מביכות ברגע האמת.
צ'ופרים
כל משתתף בכל יום עיון מצפה גם לכיבוד כלשהו: קפה ועוגה, כריכים, ארוחת צהריים מושקעת, הכל בהתאם לאופי האירוע, משכו ומיקומו. זכרו כי לעתים המשתתפים ביום העיון מגיעים מרחוק וצפויים לנכוח במקום לאורך שעות ארוכות. במקרים מסוימים מתאים גם לחלק מתנות קטנות וסמליות מצד המארגנים – עטים, ספלים, מחברות, דיסק-און קי – גם כאן, הכל בהתאם לאירוע שאתם מתכננים ולתקציב שלכם.
השארת תגובה